Beleid gegevensbescherming Spierziekten Vlaanderen vzw

Beleid betreffende gegevensbescherming van Spierziekten Vlaanderen vzw – GDPR

Eerste publicatiedatum: 01/03/2018
Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Maatschappelijke zetel Spierziekten Vlaanderen vzw:
Jozef Posenaerstraat 10, 2140 Borgerhout
Ondernemingsnummer: 0432.870.715

Spierziekten Vlaanderen vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Spierziekten Vlaanderen vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

Geregistreerde betrokkenen

De vertrouwelijke verwerking van uw persoonsgegevens.

Betrokkenen kunnen zich registreren via ‘aanvraag informatie’, of ‘Lid worden’ op de website van Spierziekten Vlaanderen. Bij het betalen van het lidgeld wordt er gevraagd naar de persoonsgegevens. We gebruiken de ingebrachte persoonsgegevens voor de administratieve afhandeling van de inschrijving of aanvraag van informatie. Deze persoonsgegevens worden opgenomen in het adressenbestand van Assist (www.assistonline.eu.) door onze verwerkersverantwoordelijke van Spierziekten Vlaanderen.

Waar worden de persoonsgegevens opgeslagen en hoe worden ze beveiligd?

Van zodra Spierziekten Vlaanderen vzw persoonsgegevens in Assist inbrengt, dan moeten die gegevens 'verwerkt' worden door Wax On bvba, het bedrijf dat Assist aanbiedt. Wax On doet dit vanaf dat moment voor en in opdracht van Spierziekten Vlaanderen vzw, de eindgebruiker.

Volgens de GDPR is ASSIST vanaf dat moment verplicht om een onderlinge Verwerkersovereenkomst af te sluiten. Deze Verwerkersovereenkomst heeft Wax On opgenomen in de Algemene Voorwaarden en de Licentieovereenkomst. Wax On is in deze de 'verwerker' en Spierziekten Vlaanderen de 'verwerkingsverantwoordelijke'.

Je kan onze Verwerkersovereenkomst hier bekijken. In het onderdeel 'Subverwerkers' vind je de informatie over Combell nv, de hostingfirma waar Wax On beroep op doet om op haar beurt de persoonsgegevens die jij in Assist ingeeft op te slaan en te beveiligen. In het onderdeel 'Beveiliging' vind je informatie over de maatregelen die Wax On neemt of genomen heeft om de beveiliging van de persoonsgegevens die jij in Assist verwerkt te garanderen.

De persoonsgegevens die Spierziekten Vlaanderen vzw verwerkt

  • Naam, adres en woonplaats
  • Telefoonnummer
  • E-Mailadres
  • Geboortedatum
  • Tot welke groep behoort u: Ik heb zelf een aandoening, ik ben familie van iemand met een spieraandoening, iemand van mijn cliënteel heeft een spieraandoening, andere
  • Interesse voor diagnosegroep, keuze uit lijst diagnosegroepen Spierziekten Vlaanderen
  • Omwille van praktische redenen (toegankelijkheid) bij het organiseren van een activiteit. Ik verplaats me met een rolstoel, keuze uit: manuele rolstoel, elektrische rolstoel of niet van toepassing.

Deze informatie wordt door Spierziekten Vlaanderen vzw zeer discreet behandeld en dient vooral om u met de mensen van de juiste diagnosegroep in contact te brengen en diagnosegroep gerichte informatie te versturen. 

Gebruik van persoonsgegevens voor interne doeleinden

De gegevens kunnen gebruikt worden om de betrokkene op de hoogte te kunnen houden via nieuwsbrieven met medische ontwikkelingen, activiteiten van Spierziekten Vlaanderen, vernieuwing lidmaatschap, fondsenwerving, informatiedoorstroming.

De betrokkene die dat wenst, kan zich hiertegen op elk ogenblik verzetten. Dit verzetsrecht kan uitgeoefend worden door een mail te sturen naar secretariaat@spierziektenvlaanderen.be of te schrijven naar Spierziekten Vlaanderen, secretariaat, Soraya Godrie, Rijsvennenstraat 73 - 2990 Wuustwezel (België).

Bij elke communicatie via e-mail, geven wij je de mogelijkheid om je uit te schrijven voor toekomstige elektronische communicatie via secretariaat@spierziektenvlaanderen.be.

Bescherming van uw persoonsgegevens

Informatie die ons verstrekt wordt zal vertrouwelijk verwerkt worden conform de privacywet rond de bescherming van persoonsgegevens. 

Alleen diagnoseverantwoordelijken, bestuursleden en regionale verantwoordelijken die deze gegevens nodig hebben om hun taak uit te voeren kunnen inzage krijgen in de persoonsgegevens. Deze gegevens zijn beveiligd tegen nieuwsgierigen en niet-toegestane bewerkingen. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: 

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op ons verwerkingssysteem; 
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerker en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider zoals Assist)
  • Het verzorgen van de internet omgeving via het webhostingbedrijf One.com
  • Het verzorgen van de financiële administratie via het externe boekhoudkantoor van Huysentruyt Yves bvba
  • Het verzorgen van de personeelsadministratie via het sociaal secretariaat VSDC vzw
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers via de verzekeringsmaatschappij DVV
  • Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen via Mailchimp

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).
Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Inzage en correctie van gegevens

De gebruiker of abonnee kan kosteloos een aanvraag indienen via secretariaat@spierziektenvlaanderen.be om zijn geregistreerde persoonsgegevens in te kijken en desgevallend een correctie te vragen van de gegevens die onjuist of niet volledig zouden zijn. Dit dient binnen de 30 dagen te gebeuren. Uw gegevens worden na correctie opnieuw aangeboden om te controleren.

Bewaartermijn van persoonsgegevens 

Spierziekten Vlaanderen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn. De gegevens worden na het laatste gebruik niet langer dan 10 jaar bewaard. 

De gegevens worden gebruikt om de betrokkene op de hoogte te kunnen houden via nieuwsbrieven met medische ontwikkelingen, activiteiten van Spierziekten Vlaanderen, vernieuwing lidmaatschap, fondsenwerving en informatiedoorstroming. 

Bijzondere persoonsgegevens worden door Spierziekten Vlaanderen vzw zeer discreet behandeld en dient vooral om u met de mensen van de juiste diagnosegroep in contact te brengen en diagnosegroep gerichte informatie te versturen. 

Melding van schending van privacy

Indien u meent dat Spierziekten Vlaanderen een onrechtmatige inbreuk pleegt op uw privacy, wordt u verzocht om ons daarvan via mail van op de hoogte te brengen op het volgende adres: secretariaat@spierziektenvlaanderen.be of met de post op het volgende adres: Spierziekten Vlaanderen, secretariaat, Soraya Godrie, Rijsvennenstraat 73 - 2990 Wuustwezel. Wij zullen al onze mogelijkheden aanwenden om het probleem op te sporen en te corrigeren.

Wachtwoord en toegangscode website www.spierziektenvlaanderen.be

De gebruiker verbindt zich ertoe het geheime en vertrouwelijke karakter van zijn wachtwoord en zijn toegangscode te bewaren. Ieder gebruik van deze identificatie-elementen gebeurt op volledige verantwoordelijkheid van de gebruiker. In geval van verlies, diefstal of frauduleus gebruik van één van deze elementen, is de gebruiker ertoe gehouden Spierziekten Vlaanderen vzw daarvan binnen de kortst mogelijke termijn op de hoogte te stellen.

Donateurs

De vertrouwelijke verwerking van uw persoonsgegevens

Bij het doneren van een gift wordt er gevraagd naar de persoonsgegevens. We gebruiken de ingebrachte persoonsgegevens voor de administratieve afhandeling van donatie. Deze persoonsgegevens worden opgenomen in het adressenbestand van Spierziekten Vlaanderen, maatschappelijke zetel/secretariaat, Jozef Posenaerstraat 10 – 2140 Borgerhout.

De persoonsgegevens die Spierziekten Vlaanderen vzw verwerkt

  • Naam en voornaam
  • Postadres
  • Mailadres

Welke persoonsgegevens verwerken wij in het kader van onze fondsenwerving?

  • Aanspreektitel
  • Naam
  • Postadres
  • Mailadres
  • Indien gewenst ook persoonlijke voorkeur van alle personen die ons een gift overmaken of interesse tonen voor een bepaalde activiteit of diagnosegroep

Zonder de verwerking van deze gegevens kunnen wij de betrokken donateur niet verifiëren en kan er dusdanig niet met hen gecommuniceerd worden voor de verzending van relevante documenten zoals een voorstelling van onze werking, voorstelling van een project, facturen en verslag van de gesponsorde activiteit.

Gebruik van persoonsgegevens voor interne doeleinden

Zonder de verwerking van deze gegevens kunnen wij de betrokken donateur niet verifiëren en kan er dusdanig niet met hen gecommuniceerd worden voor de verzending van relevante documenten zoals een fiscaal attest voor belastingdoeleinden en dankbetuigingen.

Bescherming van uw persoonsgegevens

Informatie die ons verstrekt wordt zal vertrouwelijk verwerkt worden conform de privacywet rond de bescherming van persoonsgegevens.

Alleen bestuursleden en de verantwoordelijken van het secretariaat die deze gegevens nodig hebben om hun taak uit te voeren kunnen inzage krijgen in de persoonsgegevens. Deze gegevens zijn beveiligd tegen nieuwsgierigen en niet-toegestane bewerkingen. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op ons verwerkingssysteem;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerker en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Doorgeven van gegevens aan derden

De persoonsgegevens worden in geen enkel geval doorgegeven aan derden.

Bewaartermijn van persoonsgegevens 

Spierziekten Vlaanderen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn. De gegevens worden na het laatste gebruik niet langer dan 10 jaar bewaard.

Inzage en correctie van gegevens

De gebruiker kan kosteloos een aanvraag indienen via secretariaat@spierziektenvlaanderen.be om zijn geregistreerde persoonsgegevens in te kijken en desgevallend een correctie te vragen van de gegevens die onjuist of niet volledig zouden zijn. Dit dient binnen de 30 dagen te gebeuren. Uw gegevens worden na correctie opnieuw aangeboden om te controleren.

Melding van schending van privacy

Indien u meent dat Spierziekten Vlaanderen een onrechtmatige inbreuk pleegt op uw privacy, wordt u verzocht om ons daarvan via mail van op de hoogte te brengen op het volgende adres: secretariaat@spierziektenvlaanderen.be of met de post op het volgende adres: Spierziekten Vlaanderen, secretariaat, Soraya Godrie, Rijsvennenstraat 73 - 2990 Wuustwezel. Wij zullen al onze mogelijkheden aanwenden om het probleem op te sporen en te corrigeren.